Parada inesperada,

temps d’oportunitat per al reciclatge digital

Aquests mesos de març i abril de 2020 (i maig probablement), estan suposant un moment inesperat a les nostres vides, degut a la parada general com a conseqüència de la pandèmia que estem patint. Moltes empreses i professionals estem impactats per la desacceleració de l’activitat professional del nostre país. Certament, aquest fet provoca moltes incerteses a nivell econòmic, però a la vegada ens ofereix un moment molt valuós per analitzar i redissenyar els nostres negocis i capacitats. Sense voler ser exhaustiu, podem actuar en els següents àmbits:

I) Tornar a analitzar les fonts d’ingressos. Per un costat, hem de refer la nostra planificació i previsió de vendes, per a que contempli uns escenaris realistes segons la nova situació macroeconòmica. Part d’aquest treball ens porta a revisar si les estratègies de màrqueting són correctes i estant assessorats per experts que ens ajudin a aconseguir aquest objectiu.

II) Per un altre costat, revisar els costos amb dos objectius fonamentals: quantificar aquelles àrees que ja intuíem sobrecostos a nivell operatiu del nostre core-business i proposar un pla d’acció; i en segon lloc preparar la nostra organització per al present i futur digital de la nostra societat que mai com fins ara s’ha vist la seva utilitat i necessitat.

Si centrem aquest oportunitat de temps sobre els costos operatius, vegem millores que tinguin una implantació ràpida (quick-win) amb un bon rati cost-benefici.

a) En un moment en què estem envoltats de dades, és fonamental utilitzar-les i explotar-les. No es tracta simplement d’acumular-les sense cap altre propòsit. Aprofitar-les significa visualitzar-les, veure evolucions, desviacions, fer projeccions, marcar objectius, entre d’altres. Aquesta realitat ja la manifestava Lord Kelvin (1824 – 1907) amb “el que no es defineix no es pot mesurar. El que no es mesura, no es pot millorar. El que no es millora, es degrada sempre”, que més tard Peter Drucker va resumir com “el que no es mesura, no es pot millorar”.

Per a implementar un pla d’acció (per exemple amb KPIs (Key Performance Indicators), SLA (Service Level Agreement), forecasts, etc.) disposem de gran quantitat d’eines amb nivells de complexitat diversos. Si excloem grans corporacions amb gran aplicacions enfocades als seus negocis, es necessari mencionar Microsoft Excel en un primer nivell i també Microsoft Power BI a un nivell superior i de direcció. Destaquem aquestes aplicacions perquè els paquet Microsoft Office (liderat per Excel) està estès àmpliament a moltes organitzacions.

Power BI és una aplicació d’anàlisi empresarial amb una potent capa de visualització interactiva per a crear informes i panells; i capacitats d’intel·ligència empresarial. Amb l’avantatge de disposar d’una bona usabilitat i simplicitat, ja que segueix un format d’utilització com Microsoft Excel. De fet, aquesta plataforma és líder segons l’estudi anual d’eines d’anàlisi i intel·ligència de negoci, que realitza la consultora Gartner de forma anual. Addicionalment, compta amb l’avantatge que actualment té subscripció gratuïta per a la versió bàsica.

En efecte, eines com Microsoft Power BI permeten analitzar les dades de la nostra organització de forma molt visual i intuïtiva.

b) L’altre oportunitat que existeix és que la tecnologia ha d’estar en tots els departaments, inclús en aquells amb més manualitats, per exemple, àrees transversals com els departaments comercials. Moltes operacions diàries es poden simplificar o bé automatitzar gràcies a l’evolució soferta per les eines amb què es treballa.

És cert que l’automatització ens porta a pensar si les màquines substituiran el nostre treball. La resposta és que hem d’enfocar-nos per a que les persones d’una organització realitzin les tasques que aportin més valor, aquelles que, gràcies a la creativitat i innovació humana, siguin difícilment substituïbles per un robot.

Com indicava anteriorment, moltes organitzacions utilitzen Microsoft Excel per a infinitat de tasques diàries. Hem d’investigar si les persones que les executen consumeixen gran part del seu temps n fer accions rutinàries o bé si aquestes accions es poden simplificar o executar en menys temps. Per tant, és important conèixer les potencialitats de les eines de treball. Si ens referim a Excel, hem de considerar i conèixer els aspectes de formulació, eines de cerca i tractament de dades, gràfics i taules dinàmiques, i l’automatització de processos per mitjà de macros. Això suposa que s’ha d’analitzar la situació de cada departament i a ser possible arribar a nivell de posició o persona. Amb aquesta anàlisi (essent necessari estudiar prèviament la forma d’avaluar la situació i l’objectiu de millora) s’obre una oportunitat de progrés immens a les nostres empreses perquè els professionals podran evitar la rutina, estaran més centrats en aportar valor, i la seva satisfacció a la feina augmentarà, guanyant tots. És important tenir en compte el consell d’experts en aquestes eines que puguin assessorar la millora del treball dels nostres professionals, formar-los o bé optimitzar els processos.

Abans de concloure, vull mostrar diferents inquietuds que possiblement estiguin a les nostres organitzacions:

  • volem analitzar més el nostre negoci, però no disposem de temps o persones per aquest motiu,
  • les eines amb què realitzem les anàlisis de negoci ja són suficients,
  • el nostre personal no està adaptat a un entorn digital,
  • els nostres professionals no poden perdre temps de la seva jornada en formació,
  • la transformació digital és per a altres sectors o departaments,
  • el nostre negoci no necessita automatitzar-se o simplificar processos, etc.

Doncs m’agradaria tombar totes aquestes preocupacions entenent l’oportunitat que tenim al davant amb la interrupció empresarial que estem vivint i per la facilitat que ens brinda la tecnologia amb les seves aplicacions.