Parada inesperada,

tiempo de oportunidad para el reciclaje digital

Estos meses de marzo y abril de 2020 (y mayo probablemente), están suponiendo un momento inesperado en nuestras vidas, debido a la parada general como consecuencia de la pandemia que sufrimos. Muchas empresas y profesionales estamos afectados por la deceleración en la actividad profesional de nuestro país. Ciertamente este hecho provoca muchas incertidumbres a nivel económico, pero a la vez nos ofrece un momento muy valioso para analizar y rediseñar nuestros negocios y/o capacidades. Sin afán de ser exhaustivo, podemos actuar en los dos ámbitos:

I) Reanalizar las fuentes de ingresos. Por un lado, tenemos que rehacer nuestra planificación y previsión de ventas, para que contemple unos escenarios realistas según la nueva situación macroeconómica. Una parte de este trabajo lleva a revisar si las estrategias de marketing son correctas, asesorándose por expertos que nos ayuden a conseguir este objetivo.

II) Por otro lado, revisar los costes con dos objetivos fundamentales: cuantificar aquellas áreas que ya intuíamos sobrecostes a nivel operativo de nuestro core-business y proponer un plan de acción; y en segundo lugar preparar nuestra organización para el presente y futuro digital de nuestra sociedad.

Centrando esta oportunidad de tiempo sobre de los costes operativos, veamos mejoras que tengan una implantación rápida (quick-win) con un buen ratio coste-beneficio.

a) En un momento en que estamos rodeados de datos, es fundamental explotarlos. No se trata simplemente de acumularlos. Aprovecharlos supone visualizarlos, ver evoluciones, desviaciones, hacer proyecciones, marcar objetivos, entre otros. Esta realidad ya la manifestaba Lord Kelvin (1824 – 1907) en su frase “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”, que luego resumió Peter Drucker como “Lo que no se mide, no se puede mejorar”.

Para implementar un plan de acción (por ejemplo, con KPI (Key Performance Indicators), SLA (Service Level Agreement), forecasts, etc.) existen gran cantidad de herramientas y niveles de complejidad. Excluyendo grandes corporaciones con aplicativos potentes y enfocados a sus negocios, es necesario mencionar Microsoft Excel en un primer nivel y luego Microsoft Power BI a un nivel superior y de dirección. Destacamos estas aplicaciones porque el paquete de Microsoft Office (liderado por Excel) está ampliamente extendido en nuestras organizaciones.

Power BI es una aplicación de análisis empresarial con una potente capa de visualización interactiva para crear informes y paneles; y capacidades de inteligencia empresarial. Con la ventaja de tener una buena usabilidad y simplicidad puesto que sigue un formato de utilización como Microsoft Excel. De hecho, esta plataforma es líder según el estudio anual de herramientas de “Análisis e inteligencia de negocio” realizado anualmente por la consultora Gartner. Además, se puede contar con la ventaja que actualmente la versión básica tiene suscripción gratuita.

En efecto, herramientas como Microsoft Power BI permiten analizar los datos de nuestra organización de forma muy visual e intuitiva.

b) La otra oportunidad que existe es que la tecnología tiene que entrar en todos los departamentos, incluso aquellos con más manualidades, por ejemplo, áreas transversales como los departamentos comerciales. Muchas operaciones diarias se pueden simplificar o bien automatizar gracias a que las herramientas con las que trabaja han evolucionado enormemente en los últimos años.

Es cierto que la automatización lleva a preguntarnos si las máquinas sustituirán nuestro trabajo y la respuesta es que debemos enfocarnos para que las personas realicen las tareas que aporten más valor, aquellas que, gracias a la creatividad e innovación humana, sean difícilmente sustituibles por un robot.

Como indicaba anteriormente, muchas organizaciones utilizan Microsoft Excel para infinidad de tareas. Tenemos que investigar si las personas que las ejecutan consumen gran parte de su tiempo en hacer acciones rutinarias o bien si estas acciones se pueden simplificar o ejecutar en menor tiempo. Por lo que es importante conocer las potencialidades de la herramienta de trabajo. Si nos referimos a Excel tenemos que considerar la formulación, las herramientas de búsqueda de datos, el reporte mediante gráficos y tablas dinámicas y la automatización de procesos mediante macros. Esto supone que se debe analizar la situación en cada departamento y a ser posible llegar a nivel de persona o posición. Con este análisis (es necesario estudiar previamente la forma de evaluar la situación y el objetivo de mejora) se abre una oportunidad de progreso inmenso en nuestras empresas porque los profesionales podrán evitar la rutina, estarán más centrados en las fases de aporte de valor, y su satisfacción en el trabajo será mayor, ganando todos. Es importante tener en cuenta el consejo de expertos en estas herramientas que pueden asesorar la mejora del trabajo de nuestros profesionales, formarlos o bien optimizar los procesos.

Quiero finalizar con varias inquietudes que posiblemente haya en las organizaciones:

  • queremos analizar más el negocio, pero no disponemos de tiempo o personas para ello,
  • las herramientas con las que realizamos los análisis del negocio ya son suficientes,
  • nuestro personal no está adaptado a un entorno digital,
  • nuestros profesionales no pueden perder tiempo de su jornada en formación,
  • la transformación digital es para otros sectores,
  • nuestro negocio no necesita automatizarse o simplificar procesos, etc.

Todo esto me gustaría derribarlo entendiendo la oportunidad que tenemos enfrente con la interrupción empresarial que estamos viviendo y por la facilidad que nos brinda la tecnología a través de sus aplicaciones.